面对杂乱而庞大的数据，该如何整理出头绪？面对成堆的文章，如何在短时间内抓住重点？在信息泛滥的时代，《快乐工作人》(That'sOffice.com)你必须具备足够的数据整理能力。对现代人来说，信息发达是幸福，也是痛苦。搜寻信息的管道变多了、也更实时，但是随着信息量的暴增，得花费更大工夫去整理和消化。
有效阅读与吸收
首先，光是阅读搜集到的资料，就要耗掉不少时间，而且往往看到最后，不是忘了前面看过的内容，就是脑袋里塞了太多信息，变得混乱不清。阅读数据也需要有方法，但是你不需去学速读，也能大幅加快阅读速度。
1.排除所有可能让你分心的事物。阅读要有效率，必须有很高的专注力，尽量在不受干扰的环境、或选择某个完整的时段阅读数据。如果注意力不集中，容易读过即忘，又得重新开始。
2.随时记下重点。阅读时要手眼并用。当你取得任何的文件或数据，立刻花几分钟的时间浏览全部的内容，同时用荧光笔或彩色笔划重点，像是重要的人名、地名、刊物或一段话。
你也可以在空白处写下这篇文章的重点，或是使用适当大小的便利贴，日后要找数据时，就可一目了然这篇文章的内容，不需要再从头看到尾。
3.适当休息。根据研究，每阅读完1小时休息5分钟，可以大幅提升阅读的效率。不仅避免疲劳，同时可以趁这5分钟消化刚刚阅读过的数据，或趁机记录你认为重要的部份。
4.善用心智图。虽然心智图（mind map）原本是用来训练个人思考与联想力的工具，不过也可以用来强化自己的归纳整理能力。
《快乐工作人》(That's Office)建议，每读完一本书或一篇文章，便可采用心智图的方法，把整本书或整篇文章的内容浓缩成一张图。
笔记管理好，检索没烦恼
笔记也是数据整理的重要工具之一，但我们通常不会花太多时间去思考如何「管理」笔记的内容.日本《超效率资料整理术》作者熊谷正寿认为，笔记不仅仅是让你随时可记下有用的信息而已，最重要的是必须方便你日后查询与检索。
因此最好选择活页式笔记本，可以随时调整前后顺序，而且要严格遵守一份数据一张活页纸，并在每页活页纸的上方标明：「日期」、「地点」、「参加者」以及「主题」，或是其它可以帮助你快速抓住这页数据重点的信息，方便你事后查询。
另外像是开会时，通常你会记下必须亲自处理的事情、待解决问题、或其它待办事项等，你也可以在每件事的前面加上方格，日后问题一旦得到解决或事情完成时，便可在方格内打勾，如此便能确实掌握有哪些事情尚未处理，不会有任何遗漏。
归纳编号，去芜存菁
当你阅读及记下大量数据后，要如何去芜存菁、归纳整理出你真正需要的内容？如今为专职作家、出版过《总统是我家亲戚》、《台湾西方文明初体验》、《囍事台湾》等书的陈柔缙，有非常宝贵的经验。
她曾经为了搜集撰写《囍事台湾》这本书的素材，花了不少时间从日本到台湾，跑遍各大图书馆、进行采访、搜集大量资料。前期准备时间长达多年，但是面对成堆的数据，陈柔缙却可在极短时间内，很有效率地筛选出可用的素材。
她的方法便是重新把所有数据看过一遍，把她认为可以写成书的数据或是重点进行编号，再把这些编号重新写在另一张纸上，变成纲要，最后根据这张纲要的内容，拟定书籍的大纲。
此外，为了以后写书需要，她随身都会携带一迭纸卡，如果看到任何有趣的事物、信息或是人，就会立即写在纸卡上，并在右上角标明类别，有空时再依照不同类别归类，等到某一类别的纸卡到达一定数量时，就可以成为一本新书的主题。因此，她随时随地都有好几本书的素材。
信息也要预防过量
除了数据整理必须有方法，我们也必须有效地控制接收信息的数量。事前做好过滤，就不至于被过多没用的信息淹没。《快乐工作人》(ThatsOffice.com)提出几点实用原则：
1.只要1页就好：美国宝侨公司（P & G）曾规定，不论书面文件或电子数据都不能超过1页，即使是数百万美元的提案也只能用1页摘要。如果有人提出要求，才会提供其它说明文件，这样就不需要阅读或审查冗长的文件。
事实上，写笔记时也应该遵守这样的原则，文字尽量精简、篇幅尽量缩短，因为笔记的目的原本就是希望可以快速阅读重点，如果篇幅太长，就完全失去它应有的功能。
2.利用「规则」或「筛选」：尽量在第一时间就把不需要的信息清除掉。就以电子邮件来说，你可以利用寄送人、特定地址、「主旨」内涵特定字眼等，筛选出特定邮件，再看你的需要将这些邮件归档到特定的活页夹、转成特定颜色、标明文件必须「紧急处理」。其它属于不重要或不需要的，就不用花时间去处理。
3.缩小搜寻范围：平常利用Google或其它搜寻引擎时，如果只输入一、两个字，往往会出现一大堆过时或无关的信息网站。比较好的做法是多输入几个关键词，缩小搜寻范围。
另外，搜集数据时，不要一开始就利用搜寻引擎，毕竟这种方法犹如大海捞针、较不精确，通常需要更长时间才能找到你需要的数据。应该先思考，哪些刊物最有可能报导这个主题，而先进入相关网站查询。或是哪些人对这主题熟稔，上网搜寻他的著作或发表的文章和谈话等。然后从这些你找到的数据当中，挑出较常出现的关键词眼，再利用这些关键词进入搜寻引擎去搜集数据。
多花些时间，事前做好规划，即使面对再杂乱的信息，你也能快速归纳重点，找到你要的内容。
