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《管理咨询入门》精选三

上一篇 / 下一篇  2009-12-16 14:36:32

咨询方案的形成、选择和报告提交
一、咨询方案的形成
在形成最终备选方案之前,咨询师之间的内部讨论非常重要。在这些内部讨论会上,需要注意的事项有:
1.会前要有准备,不能会中看笔记,临时准备。要安排人记录会议纪要,作为考核基础材料。
2.不能开小会,要注意倾听他人的发言和观点。
3.要控制好时间,尤其是讨论,无休止的讨论是乏味而低效的。无关大局的小范围讨论会后再继续。最后应留下一点时间供头脑风暴,每次一个议题。
4要养成记录的习惯,对重要问题要记录下来。什么都不记表明参与意识不强,并且不尊重他人。
5.发言中不要与某一个人讨论,如需临时质询,应在两句话内解决。
6.任何创造性的观点都将受到赞许。任何人的观点都可以驳斥。
7对不明白的任何问题都可以提出,大胆承认自己的不足证明你有能力提高自己。
8.提出态度鲜明的观点,辅以有力的依据和缜密的分析。
9.问题与解决方案一起提出来是能力强的体现。
10.沉默意味着偷懒,所以要踊跃发言。
1 1.咨询方案的形成不仅是咨询师之间充分讨论、慎重确定的,在方案的形成过程中也需要和客户方有关人员多次探讨、反复沟通。
二、咨询方案的选择
方案的选择是需要客户参与程度非常高的过程。方案的选择阶段和其他的阶段有所不同,前面的信息收集阶段可以要求客户的参与少一些,方案的形成阶段也有赖于咨询项目组内部的讨论。基本上,每个项目最后都会提出三套左右的方案,并且注明每一套方案的限制条件、所需要资源和优劣点。典型的三套方案应该是三种平衡,一种是最理想的方案,可能需要较多的资源投入,一种是最小化的方案,另一种则是二者之问的一个平衡。但无论任何一套方案,都必须具有相当的可操作性。
方案选择过程中的角色分配是相当明确的,事实上整个管理咨询的过程中,角色也是如此定位的:真正能实施管理变革的还是客户自己,管理咨询师作为外部力量只能起一个“协助”和“引导”的作用,真正要变革的还是客户自己。特别是在方案选择过程中,管理咨询师应该和客户进行最充分的沟通,确保客户清楚地了解三套方案的具体情况,并且做出自己所需要的选择。
方案选择可能综合考虑多种因素:资金、能力的限制、时间的限制、企业文化的特点、甚至一些客户自身不愿意拿出来的隐秘因素,在保证管理咨询师基本道德规范的前提下,管理咨询方应该对客户的各种考虑给予充分的尊重,在进行充分沟通的基础上协助客户进行选择,方案选择可以也应该是一个不断反馈、不断修正的过程。
最终决定由客户得出,这也是一个咨询的基本原则,而且无论客户做出何种决定,只要这种决定是合法且无损公众利益的,管理咨询项目组都应该协助客户完成实施。
三、咨询方案报告
在咨询工作中,书面交流能够弥补口头的不足。而在某些情况下,书面报告会成为主要的甚至惟一的交流渠道。报告除了归纳和传递信息、激励客户采取行动之外,对客户还具有其他重要的作用,报告的质量和说明在很大程度上决定着咨询师在执行咨询任务过程中的影响,报告还影响咨询师的总的信誉。当咨询师和客户个人之间的交往受到限制时,报告的说服力就成为报告至关重要的作用。
一份出色的咨询报告应达到以下三个基本标准:
第一, 要友好面对读者,针对客户的背景、需求和爱好,选择报告的结构、文体、术语、论点以及其他特点。最根本的问题是:“什么样的报告能最好地服务于客户,并易于客户阅读并理解”,而不是“我们公司愿意出具什么样的报告?”在极端的情况下,一份撰写得很不好的报告会使客户心烦意乱,起到事与愿违的作用。当然,在大多数情形下,客户对报告并没有什么特殊的偏好,主要由咨询师替他们选择。尽管如此,还是要征求他们的意见,直接和客户讨论报告是会有很大的帮助的。
第二, 报告应便于撰写。便于撰写的文章才便于阅读。况且,这样做可以为客户节省时间和费用。因为客户要为咨询师撰写报告所花费的时间支付费用,而且要花费自己的时间来研究报告。
第三, 也是最重要的一点,每份报告的目的都是为了传递特定信息。在撰写报告前,需要明确这一信息(或目的)。这样做有助于确定报告的结构,选择适当的文体,并针对要向客户传递的这一信息,组织作为论据的事实和信息。
作为自检,可以通过以下问题来检查要撰写的报告的必要性和目的:为什么这份报告是必要的?它想表达什么内容?如何达到这一目的?有没有达到这一目的更好的方法?时机成熟了吗?谁会是这份报告的读者?谁会是这是报告的使用者?
原则上,除了直接证明结论或工作所产生的文件的信息外,咨询报告不应重复从客户那里得到的或早为客户熟知的信息及有关背景情况的有关信息。信息的精华在于新而有用。因此,报告的信息内容应包括:
1.咨询师首先发现的事实;
2.对已知事实重要性的新发现;
3.客户存在问题的解决方法,及方法的正确性;
4.向客户表明,他/她需要采取行动的情况,以及其他可以引起客户注意的任何情况。
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